هنگام خرید سیستم POS به چه نکاتی توجه کنیم؟

فرض کنید که برای خرید به یک فروشگاه بزرگ مراجعه می‌کنید. موقع پرداخت، احتمالاً چندین دستگاه می‌بینید که هرکدوم یک بخشی از کار اسکن بارکد، حساب‌کتاب، چاپ فاکتور و... رو به عهده می‌گیرند. دارید تو خیابون قدم می‌زنید که نگاهتون به یه دست‌فروش می‌افته. اجناسش رو روی زمین پهن کرده و احتمالاً گوشه یا کنار وسایلش یه دستگاه پوز هم گذاشته. وارد مترو می‌شید و اونجا هم فروشنده‌هایی رو می‌بینید که دستگاه کارت‌خوان به دست، مشغول تبلیغ کردن هستند.

    ما الان تو دوره‌ای زندگی می‌کنیم که حتی کوچیک‌ترین کسب‌وکارها هم دارن نهایت استفاده رو از فناوری می‌برند و این فقط محدود به فروش جنس و کالا نیست. خیلی ارائه‌دهنده‌های خدمات هم دیگه ترجیح می‌دن کار حساب‌کتاب و مدیریت فروششون رو به سیستم و نرم‌افزار بسپارند.
    تو این مقاله، براتون از خرید سیستم POS و نرم افزار مدیریت فروشگاه می‌گیم؛ اینکه موقع خرید دنبال چه ویژگی‌هایی باشید و چه فرقی بین یه سیستم POS "همه‌فن‌حریف" با یه سیستم POS "کار راه‌بنداز" وجود داره.
 

سیستم POS چیست؟

در نگاه اول ممکنه فکر کنید سیستم POS همون دستگاه کارت‌خوانه، اما اینطور نیست. مفهوم POS از اون چیزی که ما در فارسی ازش استفاده می‌کنیم خیلی گسترده‌تره.
    سیستم POS (Point Of Sale) در واقع مجموعه‌ای از سخت‌افزار و نرم‌افزاریه که به کسب‌وکار شما کمک می‌کنه پرداخت‌ها رو از سمت مشتری‌هاتون دریافت کنید و فروشتون رو انجام بدید و پس از هر خرید، مبلغ رو به حساب تعریف‌شده‌ی شما منتقل می‌کنه.
    تا اینجا احتمالاً فکر می‌کنید این دقیقاً تعریف دستگاه کارت‌خوان هم هست، اما صبر کنید. سیستم‌های POS امروزی به صاحب‌های کسب‌وکار تو مدیریت انبار و موجودی، تحلیل عملکرد فروش، جمع‌آوری اطلاعات مشتری‌ها و خیلی موارد دیگه هم کمک می‌کنند.
    تا چندین سال قبل اصطلاح POS فقط برای صندوق‌های فروشگاه‌ها استفاده می‌شد، اما امروزه بیش‌تر سیستم‌های POS بر پایه‌ی نرم‌افزار هستند و شما می‌تونید با استفاده از تلفن همراه یا لپ‌تاپ هم از اون‌ها استفاده کنید و به زمان یا مکان خاصی محدود نباشید.
 

سیستم POS چطور کار می‌کنه؟

اگر ساده‌ترین حد یک سیستم POS رو در نظر بگیریم، این سیستم در 4 مرحله کار می‌کنه:

1. مشتری انتخاب می‌کنه که قصد خرید چه کالاهایی رو داره

زمانی که مشتری چه به‌صورت حضوری و چه آنلاین مشغول دیدن اجناسه، شما می‌تونید با استفاده از سیستم POS، موجودی و جزئیات مربوط به هر کالا رو برای اون‌ها بررسی کنید. بعد از انتخاب شدن کالاها هم با استفاده از اسکنر بارکد، اجناس انتخاب‌شده رو به سبد خرید مشتری اضافه می‌کنید.

2. سیستم جمع هزینه رو محاسبه میکنه

بعد از اینکه همه‌ی کالاهای مورد نظر مشتری رو به سبد خریدش اضافه کردید، سیستم قیمت‌ها رو با هم جمع می‌زنه، مالیاتشون رو محاسبه می‌کنه و موجودیتون رو به‌روز می‌کنه. تو این مرحله شما می‌تونید در صورت تمایل، برای خرید مشتری تخفیف هم اعمال کنید.

3. مشتری شما مبلغ رو پرداخت می‌کنه

تو این مرحله، مشتری می‌تونه با روش‌های مختلف مثل پول نقد، کارت هدیه، کارت بانکی، امتیاز باشگاه مشتریان و... هزینه‌ی اجناس رو پرداخت کنه.

4. عملیات فروش با موفقیت به پایان می‌رسه

وقتی انتقال پول با موفقیت انجام بشه، عملیات فروش با موفقیت به پایان می‌رسه. حالا سیستم POS می‌تونه به دلخواه شما و مشتریتون، فاکتور و رسید خرید رو چاپ کنه یا برای مشتری از روش‌های مختلف مثل پیامک، ایمیل و... ارسال کنه.
 

سیستم POS از چه اجزایی تشکیل شده؟

در حالت عادی، یک کسب‌وکار برای راه انداختن سیستم POS به چند سخت‌افزار نیاز داره:

1. پایانه‌ی محل فروش (POS terminal)

پایانه‌ی محل فروش در واقع همون دستگاهیه که نرم‌افزار مدیریت فروشگاه روی اون نصب می‌شه. در صورتی که نرم‌افزاری رو انتخاب کنید که قابلیت نصب روی دستگاه‌های مختلف رو داشته باشه می‌تونید با اتصال به اینترنت از تلفن همراه، تبلت، لپ‌تاپ و... هم به‌عنوان پایانه‌ی محل فروش استفاده کنید.

2. صندوق پول (Cash drawer)

اگر برای مشتریانتون امکان پرداخت نقدی رو فراهم کرده باشید، باید یک جای امن برای نگهداری پول هم در نظر بگیرید. صندوق‌های پول برای نگهداری و نظم دادن به اسکناس‌ها انتخاب مناسبی هستند.

3. اسکنر بارکد (Barcode scanner)

اسکنر بارکد اطلاعات و جزئیات کالاها رو نمایش می‌ده و در مواردی که لازمه از قیمت یا کافی بودن موجودی محصول مطمئن بشید هم مورد استفاده قرار می‌گیره. بعضی از نرم‌افزارهای مدیریت فروشگاه، به شما این امکان رو می‌دن تا با استفاده از گوشی یا دستگاه کارت‌خوان هم بارکد یا کد QR کالاها رو اسکن کنید.

4. دستگاه کارت‌خوان (Credit card reader)

همون طور که از اسمش هم مشخصه، این سخت‌افزار اطلاعات کارت بانکی رو می‌خونه و مبلغ تعریف‌شده رو انتقال می‌ده. تو بازار معمولاً 2 مدل کارت‌خوان می‌تونید پیدا کنید که یکی با کشیدن کارت (Swipe) و یکی هم با آهسته ضربه زدن (Tap) کار می‌کنند. البته مدل اول تو بازار و بین صاحبان کسب‌وکار ایرانی رایج‌تره.
    در حال حاضر دستگاه‌های کارت‌خوان اندرویدی و لینوکسی هم مورد استقبال خیلی از صاحب‌های کسب‌وکار قرار گرفتند؛ چون علاوه‌بر داشتن امکانات دستگاه کارت‌خوان، از قابلیت نصب نرم‌افزار مدیریت فروشگاه، اسکن بارکد و... هم برخوردارند.

5. پرینتر رسید و فاکتور (Receipt reader)

بعد از اینکه مشتری با موفقیت هزینه رو پرداخت کرد، باید رسید و فاکتور خریدش رو دریافت کنه. بنابراین شما در سیستم POS کسب‌وکارتون به یک پرینتر مخصوص برای چاپ رسید و فاکتور هم نیاز دارید.
 

موقع خرید سیستم POS به چه نکاتی دقت کنیم؟

وقتی قصد خرید سیستم POS رو دارید باید به آینده‌ی کسب‌وکارتون هم فکر کنید. ممکنه الان تازه ابتدای راه باشید، ولی بهتره به این موضوع هم توجه کنید که سیستم POS شما باید ظرفیت توسعه و رشد رو همگام با پیشرفت کسب‌وکارتون داشته باشه و محدودیتی برای شما ایجاد نکنه. بنابراین تو این بخش چند مورد از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم POS رو بررسی می‌کنیم که بهتره موقع خرید سیستم  POS به اون‌ها توجه کنید.

1. نحوه‌ی مدیریت موجودی در سیستم POS

موجودی و انبار یکی از بخش‌های مهم کسب‌وکار به شمار می‌ره. به همین دلیل سیستم POS شما باید بتونه بدون هیچ مشکلی موجودی رو مدیریت کنه و دست شما رو در تعریف کالا، دسته‌بندی و... باز بگذاره. برای بررسی این مورد باید چنین سوالاتی بپرسید:

• آیا این سیستم امکان تگ‌گذاری و گروه‌بندی کالاها براساس ویژگی‌های خاصشون رو فراهم می‌کنه؟
• آیا این سیستم می‌تونه قبل از تموم شدن کالاها به من برای سفارش مجدد هشدار بده؟
• آیا این سیستم امکان وارد کردن لیست کالاها از فایل‌هایی مثل اکسل رو داره؟
• آیا این سیستم قابلیت تعریف واحدهای شمارش مختلف کالا رو داره؟

2. نحوه‌ی یکپارچه کردن فروش در سیستم POS

اگر کسب‌وکار شما به‌قدری رشد کرده باشه که هم به‌صورت حضوری و هم به‌صورت مجازی در حال فروش باشید، یکپارچه کردن این دو نقطه‌ی فروش اهمیت زیادی داره. فرض کنید تو فروشگاه از یکی از کالاها فقط یک عدد باقی مونده و یکی از مشتری‌های حضوری اون رو خریداری می‌کنه. یکپارچه نبودن موجودی ممکنه باعث گمراه شدن خریداران سایت بشه و اون‌ها کالایی رو خریداری کنند که اصلاً موجود نیست.
    علاوه‌بر اون، این دودسته بودن تو بخش گزارش‌گیری و بررسی سود و زیان کسب‌وکارتون هم تاثیر می‌گذاره. اگر سیستم POS نتونه فروش حضوری و آنلاین رو با هم هماهنگ کنه، شما نمی‌تونید برای تحلیل عملکرد فروشتون به داده‌های حقیقی دسترسی داشته باشید.

3. استفاده‌ی کاربران از سیستم POS

همه‌ی کسانی که از سیستم POS استفاده می‌کنند باید بتونند به‌راحتی اطلاعات مورد نیازشون رو تو سیستم پیدا کنند. اگر قصد دارید به فروشنده‌های مغازه یا ادمین صفحه‌ی فروشگاهتون دسترسی این سیستم رو بدید، باید از کاربرپسندی و ساده بودنش مطمئن باشید. سوال‌های زیر می‌تونند شما رو از این بابت مطمئن کنند:

• آیا برای هر کاربر حساب امن باز می‌شه؟
• آیا کاربر امکان شخصی‌سازی فضای کارش رو داره؟
• چقدر زمان برای یادگیری کار با سیستم لازمه؟

4. پشتیبانی سیستم POS

خرید سیستم POS به این معنا نیست که کار شما با شرکت ارائه‌دهنده‌اش به پایان رسیده. قبل از خرید، از خدمات پشتیبانی که ارائه داده می‌شه مطمئن بشید. ازشون بپرسید:

• چه راه‌هایی برای برقراری ارتباط با تیم پشتیبانی وجود داره؟ مثل ارسال تیکت، تماس تلفنی، تماس تصویری و...
• آیا منابع آموزشی برای استفاده از سیستم یا رفع ارورهای احتمالی در اختیارتون قرار می‌گیره؟
• مشتری‌هایی که از این سیستم استفاده کردند چه نظراتی داشتند؟

5. تحلیل داده‌ی سیستم POS

سیستم‌های قدیمی تو بحث داده و تحلیل اطلاعات حرف خاصی برای گفتن نداشتند، اما حالا دیگه اوضاع فرق کرده. هرچقدر بازار رقابت داغ‌تر می‌شه، مطلع بودن شما از وضع کسب‌وکارتون هم اهمیت بیش‌تری پیدا می‌کنه.
    بنابراین سیستم POS باید برای شما مشخص کنه چه کالاهایی پرطرفدار و پرفروش بودند، کدوم کاربرها بیش‌ترین فروش رو داشتند، از چه کالاهایی به‌اندازه‌ی کافی استقبال نشده و... .
علاوه‌بر این 5 مورد، برای انتخاب سیستم POS مناسب کسب‌وکارتون باید به مواردی مثل نیازهای خاص صنفتون، نیازمندی‌های سخت‌افزاری و... هم توجه کنید. بهتره قبل از تصمیم‌گیری، با تیم‌های فروش هر سیستم تماس بگیرید و از اون‌ها مشاوره بگیرید. با نیازسنجی دقیق کسب‌وکارتون و مشاهده‌ی دموی سیستم‌ها می‌تونید انتخاب راحت‌تری داشته باشید و درصد خطا رو پایین بیارید.