صفر تا صد فاکتور زدن برای مشتری
مشتری سفارشش رو ثبت می‌کنه، حالا باید فاکتور خریدش رو آماده و براش ارسال کنید. چه اطلاعاتی باید تو فاکتور ثبت کنید؟ اصلاً هدف اصلی فاکتور زدن چیه؟ تو این مقاله اجزای اصلی فاکتور مشتری و نحوه‌ی فاکتور زدن رو براتون توضیح دادیم.
چرا فاکتور می‌زنیم؟
6 دلیل وجود داره که فاکتور زدن رو به یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکاری تبدیل کرده:ایجاد اعتبار کاری
هرچقدر هم که کسب‌وکارتون کوچیک باشه، باز هم برای حفظ مشتری‌های قبلی و جلب مشتری‌های جدید، به اعتبار نیاز دارید. تصور کنید که از یک مغازه خرید می‌کنید و بعد فروشنده براتون فاکتور خریدی چاپ می‌کنه. توی این فاکتور شما نه‌تنها از قیمت دقیق اجناس باخبر می‌شید، می‌تونید هزینه‌ی مالیات و ارزش افزوده‌ی خریدتون رو هم ببینید. فاکتور زدن با استفاده از با ارقام دقیق و یک ظاهر حرفه‌ای، احترام شما به مشتری رو نشون می‌ده و باعث می‌شه حس بهتری نسبت به کسب‌وکار شما پیدا کنه.نگهداری آرشیو
یکی از مهم‌ترین دلایلی که صاحب‌های کسب‌وکار رو وادار کرد به فاکتور زدن رو بیارند، به دست اومدن یک آرشیو کامل از وضعیت فروششون بود. با استفاده از فاکتور می‌تونید بفهمید هر مشتری در چه زمانی چه کالایی خریده و کدوم یکی از فروشنده‌ها اون کالاها رو فروخته.رهگیری پرداخت
فاکتورها تو حساب‌کتاب خیلی اهمیت دارند؛ چون هم به فروشنده و هم به خریدار کمک می‌کنند تا تو جریان خرج‌ومخارج و بدهی‌هاشون باشند.کاربرد قانونی
اگر فاکتور زدن به‌شکل استاندارد انجام بشه، مثل قراردادی بین فروشنده و خریداره که نشون می‌ده هر دو سر یک قیمت به توافق رسیدند و به همین دلیل می‌تونه از تخلف‌های قانونی جلوگیری کنه.محاسبه‌ی مالیات
حفظ و نگهداری دقیق فاکتورها به شما به‌عنوان صاحب کسب‌وکار امکان می‌ده تا مالیات پرداختی خودتون رو دقیق و براساس درآمد واقعی حساب کنید.تحلیل کسب‌وکار
تحلیل فاکتورها به صاحب‌های کسب‌وکار کمک می‌کنه اطلاعاتی درباره‌ی الگوهای خرید مشتریانشون، کالاهای پرطرفدار، زمان‌هایی که افراد بیش‌تر خرید می‌کنند و بسیاری از چیزهای دیگه رو به دست بیارند. این داده‌ها می‌تونه برای دستیابی به استراتژی‌های بازاریابی خیلی مفید باشه. چند نوع فاکتور داریم؟
معمولاً فاکتور رو به 2 صورت سنتی یا امروزی صادر می‌کنند. فاکتورهای سنتی معمولاً به این صورت صادر می‌شدند که قالب فاکتور چاپ شده و به‌شکل دفترچه در اختیار صاحب کسب‌وکار یا فروشنده قرار گرفته. با انجام هر خرید، فروشنده به‌صورت دست‌نویس فاکتور رو با جزئیات فروش انجام‌شده پر می‌کنه و اون رو به خریدار تحویل می‌ده. امروزه که تکنولوژی همه‌ی بخش‌های زندگی ما رو تحت تاثیر قرار داده، فاکتور زدن برای مشتری هم از این منطق بی‌نصیب نمونده. حتی دیگه نیازی نیست برای طراحی فاکتور مدت زمان طولانی رو پای اکسل بگذارید و از پایه خودتون فاکتورتون رو طراحی کنید. حالا خیلی از فروشنده‌ها برای صدور فاکتور از صندوق‌های فروش و نرم افزار فاکتورزن استفاده می‌کنند. فاکتور چند بخش داره؟
با توجه به حرف‌هایی که در بخش قبلی زده شد، بهترین راه برای صدور فاکتور مشتری اینه که از یک نرم افزار فاکتورزن یا سیستم POS استفاده کنید تا کار رو برای شما راحت کنه. با این وجود، برای اینکه با اجزای مختلف فاکتور آشنا بشید، اون‌ها رو در این بخش بهتون معرفی می‌کنیم.اول از همه اطلاعات کسب‌وکارتون باید تو فاکتور درج بشه. اسم کسب‌وکارتون، شعارتون، لوگو و هرچیزی که باعث بشه برندتون به یاد مشتری بمونه و باعث به خریدهای بیش‌تر منجر بشه.نام و نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس و بقیه‌ی اطلاعات شخصی که خرید رو ثبت کرده هم باید تو فاکتورتون نوشته بشه. علاوه‌بر اون، قبل از نهایی کردن عملیات و ارسال یا تحویل بسته، حتماً دوباره اطلاعات رو بررسی کنید تا مبادا اشتباهی تو فاکتور زدن رخ داده باشه.نرم افزار فاکتورزن و POS برای هر فاکتور یک شناسه‌ی خاص تعریف می‌کنه. با این روش، مدیریت داده‌ها و رهگیری هر سفارش یا فاکتور آسون‌تر می‌شه.لیست کالاها یا خدمات، تعداد، قیمت، هزینه‌ی ارسال، مالیات، تخفیف و همه‌ی اطلاعات رو به‌شکل تفکیک‌شده و جدولی تو فاکتور بنویسید تا بررسی اون‌ها برای خریدار راحت باشه.شرایط پرداخت باید تو فاکتور ذکر بشه. جزئیات روش پرداخت مثل پرداخت نقدی یا با چک، اقساطی و... هم حتماً تو فاکتورتون بنویسید تا بعدها به مشکلی برنخورید. فراموش نکنید که از تمام فاکتورها یک نسخه برای خودتون هم نگه دارید تا آرشیو کاملی داشته باشید.
به چند روش می‌تونیم فاکتور بزنیم؟
همونطور که قبلاً هم بهش اشاره شد، صدور فاکتور به‌صورت سنتی از طریق دست‌نویس و با دفترچه‌های چاپ‌شده و آماده امکان‌پذیره. از طرف دیگه، برای صدور فاکتورهای الکترونیکی 4 راه وجود داره: اکسل
یکی از اولین راه‌هایی که برای صدور فاکتور به ذهن می‌رسه، استفاده از اکسله. این برنامه خودش جدول رو در اختیارتون قرار می‌ده و این امکان هم براتون فراهم می‌کنه تا ستون و ردیف‌های دلخواهتون رو به وجود بیارید. علاوه‌بر اون با کمک فرمول‌های اکسل می‌تونید محاسبه‌های مورد نیازتون هم انجام بدید. مشکلی که فاکتور زدن با اکسل برای شما به وجود می‌آره، اینه که کار کردن باهاش می‌تونه پیچیده و زمان‌بر باشه. طراحی جداول و یاد گرفتن فرمول‌ها علاوه‌بر اینکه وقت زیادی از شما می‌گیره، گزینه‌های زیادی برای طراحی پیش پای شما نمی‌گذاره. بنابراین نتیجه‌ی نهایی فاکتورتون ممکنه بیش‌ازحد ساده یا خسته‌کننده به نظر برسه. فاکتور طراحی‌شده
راه حل بعدی، اینه که خودتون فاکتور ایده‌آلتون رو طراحی کنید یا از یک طراح درخواست کنید تا این کار رو برای شما انجام بده. با این کار می‌تونید فاکتور خاص برند خودتون رو داشته باشید؛ با این وجود لازمه یا خودتون مهارت لازم برای استفاده از نرم‌افزارهای طراحی مثل فتوشاپ و... رو داشته باشید یا برای استخدام طراح هزینه کنید. علاوه‌بر اون می‌تونید از تمپلیت‌های آماده که تا حدی امکان ویرایش و شخصی‌سازی رو برای شما فراهم می‌کنند استفاده کنید. نرم‌افزار حسابداری
یکی از قابلیت‌هایی که در هر نرم‌افزار حسابداری پیدا می‌شه، فاکتور زدن و صدور فاکتوره. خیلی از کسب‌وکارها از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنند و ثبت فاکتور رو هم به همون نرم‌افزار می‌سپرند. مسئله اینجاست که خیلی از کسب‌وکارهایی که به ثبت فاکتور نیاز دارند، اصلاً نیازی نمی‌بینند که از نرم‌افزارهای پیچیده‌ی حسابداری استفاده کنند. بنابراین خرید یک نرم‌افزار حسابداری صرفاً برای فاکتور زدن گزینه‌ی مناسبی نیست. - نرم افزار فاکتورزن
بهترین راهکار برای کسب‌وکارهای کوچیک یا روبه‌رشد اینه که از یک نرم‌افزار مخصوص فاکتورزنی استفاده کنند. این نرم‌افزارها قیمت خیلی مناسب‌تری نسبت به نرم‌افزارهای حسابداری دارند و فاکتورهایی برای شما ثبت می‌کنند که کاملاً مناسب با نیازهای شما باشند.
اگر تو انتخاب و خرید نرم افزار فاکتورزن شک دارید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله‌ی "هنگام خرید سیستم POS به چه نکاتی توجه کنیم" رو از دست ندید. 
